Среди различных почтовых сервисов Outlook один из немногих выделяется универсальностью своего функционала, который входит в состав пакета Microsoft Office. Удобство эксплуатации отмечают как пользователи индивидуального почтового аккаунта, так и корпоративные клиенты. Давайте рассмотрим подробнее, что такое почта Outlook и её возможности.
Защита информации и конфиденциальность
Информационная защита почтовых ящиков зависит от встроенных инструментов проверки и различается на каждом локальном сервисе. Безусловно ни для кого не является секретом, что принимать электронные сообщения нужно только из доверенных источников и только содержащие известный вам контент. Игнорирование и удаление всех непонятных ссылок и вложенных файлов во многом повысит защиту вашей корреспонденции и функционирование программы в целом.
В MS Outlook существует список безопасных типов файлов для входящих и отправляемых сообщений. Для предотвращения распространения вирусов каждый раз при активации писем происходит сверка данных с этим разрешённым списком. Установленные параметры настройки в этом случае заблокируют и признают опасными определенные типы вложений, такие как EXE, BAT и другие. В итоге доступ и просмотр содержимого будет невозможным.
Важно! При открытии писем от малознакомых источников, а также при желании просмотреть пересылаемую информацию, настоятельно рекомендуется настроить вашу антивирусную программу для автоматической проверки почты.
А теперь разберёмся, как почта Outlook и её возможности применяются относительно защиты данных на пользовательском уровне. Наиболее простой способ обеспечения безопасности электронной почты заключается в ограничении доступа. Чтобы это реализовать, создаётся специальный файл для защиты персональных папок (PST) и задаётся пароль. В итоге каждый раз при обращении к интерфейсу Аутлук необходимо будет ввести запрашиваемую комбинацию. Делается это в настройках учётной записи.
Далее в пункте данных файла в параметрах “Общие” выбираем нужный ресурс и добавляем его в список файлов с закрытым доступом.
Здесь же можно задать и поменять пароль.
Панель управления
Как и у большинства почтовых сервисов интерфейс Outlook удобный и интуитивно понятный.
В главном меню пункта “Файл” можно настроить все основные опции работы с почтовым ящиком и личной учётной записью. В результате появится возможность управления доступом к данным, синхронизации электронных сообщений с мобильными устройствами, управления несколькими профайлами, рассылки автоматических сообщений и другие.
На главной странице интерфейса слева расположен список входящей и отправленной корреспонденции. Также архив, папка для записи подозрительных и запрещённых файлов, удалённые письма. Безусловно этот стандартный перечень всегда можно расширить созданием новых пользовательских папок. Наличие нескольких подключённых почтовых аккаунтов также будет отображаться на вкладке меню “Главная”.
Дополнительная информация! Если в вашем почтовом ящике подключено сразу несколько дополнительных аккаунтов, то можно настроить автоматическое сохранение всех поступающих сообщений в папку “Избранное”. Это поможет избежать необходимости просматривать отдельно соответствующие входящие папки.
Дополнительные опции интерфейса позволяют настроить получение и отправку сообщений, внешний вид рабочего пространства. Обладают также наглядностью предоставленных возможностей и доступностью сведений при изменении конфигурации.
Объём хранимой информации
Выше уже упоминалось, что почта Outlook и её возможности, связанные с хранением и защитой данных, основаны на применении PST файла. Проще говоря, это специальный репозиторий, включающий в себя всю информацию основных объектов электронной почты. Сюда входят данные всех контактов, расписания событий календаря, заметки и запланированные задачи. Такой подход ещё удобен и при миграции сразу всего содержимого ящика с одного устройства на другое. Размер файла данных по умолчанию составляет от 20 до 50 ГБ. При желании он может быть увеличен.
Дополнительная информация! В случае достижения максимального размера памяти становится невозможным отправление сообщений. При принятии сообщений Аутлук будет также выдавать ошибку. Таким образом, прекращается практически полное функционирование почтового сервиса.
Не стоит ждать появления возможных проблем с переполнением ящика. Наличие таких признаков: как уменьшение скорости выполнения задач, увеличение задержки открытия письма и других похожих трудностей с производительностью не стоит игнорировать. Это повод задуматься об оптимизации хранении данных. Необходимо избегать скопления неактуальной информацию или организовывать создание архивов. Средства управления почтовым ящиком и его очисткой можно найти в подразделе сведений учётной записи пункта меню “Файл”.
Управление сообщениями
Краткий обзор того, как почта Outlook позволяет управлять письмами, приведём в этом разделе.
Несомненно, создание новых писем и их отправка являются основными функциями любого почтового сервиса. В MS Outlook создать новое сообщение можно воспользовавшись нажатием соответствующей кнопки в верхней части меню основного экрана. В этом случае обратите внимание от имени какого почтового аккаунта отправляется письмо. Это может быть важным при наличии нескольких учётных записей.
В открывшемся новом окне вводим данные отправителя. Отмечаем тему письма, добавляем вложенные файлы и оформляем подпись, если необходимо.
Для удаления письма достаточно нажать правой кнопкой мыши на само сообщение. Далее, в контекстном меню выбрать опцию “Удалить”. В итоге такие письма перемещаются в папку “Удалённые”. Это довольно удобная настройка. Она позволяет в течение определённого времени восстановить информацию.
Заключение
Конечно же, это далекой не полный перечень возможностей данного электронного сервиса. Главной особенностью, которая считается довольно актуальной и удобной, является агрегирование в Outlook множества аккаунтов, как виртуальных, так и локальных. Возможность применения к ним общих правил настройки и управления облегчает работу с и экономят время. Также следует упомянуть возможность интеграции и хорошей адаптивности с внешними приложениями. Все это делает функционал Аутлук весьма популярной и востребованной электронной почтой.
