Работа с большими таблицами для современных реалий является стандартной процедурой. Приходится обрабатывать большие массивы данных. Следовательно, важно иметь под рукой подходящие инструменты. Иногда нужно упорядочить что-либо по определённому критерию. Кроме того, не всегда вся информация является полезной и её следует фильтровать. Со всем этим помогает справляться специализированный софт MS Office. Статья посвящена вопросу о том, как выполняется сортировка и фильтрация данных в Excel.
Ниже будут представлены различные алгоритмы, каждый из которых является крайне полезным. Будьте внимательны и изучите всё, чтобы стать гораздо опытнее и эффективнее работать с Excel.
Простая сортировка данных
Первое, с чего стоит начать – это именно сортировка. Данный инструмент в случае с рассматриваемой программой является максимально удобным и эффективным в плане применения. Например, вы сможете без каких-либо проблем сделать так, чтобы строки таблицы расположились в алфавитном порядке.
Алгоритм выглядит примерно следующим образом:
- Откройте документ с таблицей, которая содержит интересующие вас данные.
- Следующим действием необходимо перейти во вкладку «Главная». В блоке инструментов найдите категорию настроек «Редактирование».
- Теперь последний момент – это поиск кнопки «Сортировка и фильтр». Именно она и позволит реализовать поставленную цель. Но стоит отметить, что нажимать по ней ещё рано. Первым делом кликните по любой ячейке столбца, для которого нужно реализовать сортировку.
Дополнительная информация. В рассматриваемом примере речь пойдёт о работе с перечнем сотрудников, которых нужно распределить в алфавитном порядке.
- Исходя из заданных условий, выбрана клетка в столбце «Имя». Теперь необходимо кликнуть по «Сортировка и фильтр», чтобы открыть набор дополнительных опций.
- В отобразившемся перечне выберите «Сортировка от А до Я».
В результате такой простой манипуляции все фамилии будут расположены строго в алфавитном порядке. Ниже на фото можно наблюдать результат.
На этом сортировка и фильтрация данных в Excel не завершается, так как есть альтернативные подходы и дополнительные опции. Например, по аналогии вы можете отсортировать содержимое в обратном порядке. Для этого достаточно лишь выбрать вариант «Сортировка от Я до А».
Есть один важный нюанс. Если говорить о сортировке по алфавиту, это касается только тех клеток, которые имеют текстовый формат. Но что предложит система, если у вас числа или же даты? В первом случае предоставляется возможность сортировки от минимального к максимальному и наоборот. В случае с датой вы можете распределять строки от старых к новым и в обратном направлении.
Выполнение настраиваемой сортировки
Сортировка и фильтрация данных в Excel может иметь более сложный вид. Это обусловлено потребностями пользователей. О чём в данном случае может идти речь? Представьте ситуацию, когда выполняется сортировка по одному значению. К примеру, имеются сразу две позиции с одинаковыми фамилиями. Но в каком порядке тогда они расположатся? В произвольном, так как нет ориентации на другие данные.
Это легко исправить. Например, вы можете сделать так, что строки с одинаковыми именами будут распределяться на основе определённых параметров. Допустим, есть вариант ориентироваться по дате.
Дополнительная информация. Чтобы реализовать поставленную задачу, необходимо воспользоваться всё тем же инструментом «Сортировка и фильтр». Но теперь в отобразившемся перечне выбирайте пункт под названием «Настраиваемая сортировка…».
В результате перед вами отобразится всплывающее окно, где вы реализуете уже более тонкую настройку системы. Важно сразу отметить один факт. Если в таблице у столбцов присутствуют названия, то нужно установить галочку возле пункта «Мои данные содержат заголовки».
В случае, если не реализовать действие, описанное выше, вы столкнётесь с тем, что система будет работать некорректно.
Реализация настройки
Теперь непосредственно о том, как выполняется сортировка и фильтрация данных в Excel. Следуйте такой инструкции для наилучшего результата:
- Найдите поле «Столбец», чтобы указать там наименование того или иного компонента. Вы указываете тот набор данных, по которому выполняется сортировка. В случае с примером речь пойдёт о столбце «Имя».
- Обратите внимание на поле «Сортировка». Тут вы должны выбрать то, по какому типу содержимого реализуется операция. Вам предлагают четыре основных варианта:
- Значения.
- Цвет ячейки.
- Цвет шрифта.
- Значок ячейки.
Обратите внимание. Чаще всего используется вариант «Значения». Между тем, он выставлен по умолчанию, поэтому что-либо менять не потребуется. Если у вас другие цели, вы можете менять параметр на соответствующий.
- Теперь вы должны заполнить графу «Порядок». Тут в выпадающем меню указываете принцип работы. В данном случае будет распределение данных в алфавитном порядке «От А до Я».
- Сортировка по одному столбцу реализована. В прочем, вы уже делали так, выше описывался алгоритм. Теперь о том, как выполнить распределение данных по другому параметру. Первым делом вы должны кликнуть на «Добавить уровень» в верхнем левом углу.
- Появится ещё одна строка с полями для заполнения. Тут нужно лишь немного подумать над тем, что именно вам подойдёт. Например, будет вестись работа со столбцом «Дата». Выберите вариант «Значения». Что касается порядка, оптимальным будет «От старых к новым» или же наоборот.
- Продолжайте сортировку по любому количеству параметров. При этом их расположение в списке будет определять приоритет. Чем незначительнее столбец, тем ниже должна находиться строка с настройками для него.
- Когда всё будет готово, кликайте на «ОК».
Вы увидите, как все данные будут отсортированы с учётом ваших пожеланий. Программа выполняет поставленную задачу лишь за несколько секунд.
Дополнительные возможности
То, что было описано выше – лишь часть функционала. На этом вы можете не останавливаться, так как настраиваемая сортировка предлагает дополнительные опции. Например, в окне настройки вы можете реализовать разбор данных не по столбцам, а по строкам. Как это сделать? Всё элементарно:
- Кликните по кнопке «Параметры» в верхней части рабочего окна.
- Перед вами появится небольшое всплывающее окно. Всё, что требуется от вас – лишь выбрать пункт «Столбцы диапазона». После этого жмите на «ОК», чтобы изменения вступили в силу.
- Теперь останется лишь по аналогии вводить данные и выполнять сортировку. Но в данном случае местами будут меняться столбцы.
Дополнительная информация. Стоит учитывать, что такой вариант подойдёт не для всех таблиц. Вы должны ориентироваться на структуру и данные, так как это является основополагающим фактором. В целом, найти применение подобной сортировки не составит труда. Это очень практичное решение для многих ситуаций.
Работа с фильтром
В статье рассматривается сортировка и фильтрация данных в Excel. Что касается второго действия, оно реализуется не менее просто и быстро. Между тем, вы получаете превосходный результат. Идея заключается в том, чтобы скрывать ненужные данные. Отображается лишь то, что вас интересует. При этом то, что пропало, всегда можно отобразить, так как данные не пропадают полностью.
Переходя к алгоритму, всё будет выглядеть таким образом:
- Выберите любую клетку таблицы. Желательно, чтобы это был элемент шапки. После этого вам необходимо открыть вкладку «Главная». Выберите опцию «Сортировка и фильтр».
- В списке, который отобразится, укажите пункт под названием «Фильтр». При желании все эти настройки реализуются за счёт комбинации клавиш «Ctrl+Shift+L».
- Возле ячеек появится специальный значок со стрелкой. Вам необходимо кликнуть по элементу в том столбце, который вас интересует. После этого отобразится окно настройки фильтрации. Например, в данном случае нужно сделать так, чтобы остались только строки с фамилией «Николаев». Уберите галочки везде кроме данного компонента.
- Кликнув на «ОК», вы сможете заметить, как таблица изменится. Останется лишь то, что вас интересует. Это крайне удобно.
Усложнение фильтрации
Если говорить про пример выше, там рассматривается сортировка и фильтрация данных в Excel на элементарном уровне. Тем не менее, вы можете усложнять задачу. Например, необходимо сделать так, чтобы остались данные только за определённый квартал 2016 года. Принцип очень прост:
- Кликните по стрелке возле ячейки «Дата».
- Уберите галочки возле тех месяцев, которые вас не интересуют.
- Кликайте на «ОК», чтобы применить изменения.
Устранение фильтра
В результате останется всё то, что будет соответствовать вашим ожиданиям. Но что делать, если фильтр по тому или иному столбцу больше не нужен вам? Как отобразить информацию? Выполняется всё максимально быстро и легко:
- Кликните по значку рядом с интересующим пунктом.
- Далее найдите кнопку «Удалить фильтр с…». Нажимайте по ней.
- После этого выберите «ОК», чтобы изменения вступили в силу.
Дополнительная информация. Как поступить, если нужно сбросить весь фильтр для таблицы? Тут всё просто и элементарно. Нажмите по кнопке «Сортировка и фильтр» в верхней части вкладки «Главная». После этого выберите опцию «Очистить». Как итог, всё, что вы добавляли, лишь за секунду обнулится.
Если вы хотите просто убрать фильтрацию, вам потребуется повторно выбрать пункт «Фильтр». Как итог, таблица будет иметь первоначальный вид, а кнопки со стрелками пропадут.
Работа с умной таблицей
Сортировка и фильтрация данных в Excel может реализовываться различными способами. Например, вы способны преобразовать рабочую область в «умную таблицу». После этого станут доступными упомянутые выше операции.
Есть два пути, которые вы способны выбрать для формирования «умной таблицы». Если говорить о первом, то тут всё просто. Вы должны выделить область таблицы, после чего во вкладке «Главная» выбрать пункт «Форматировать как таблицу». Перед вами откроется множество стилей. Нужно лишь выбрать максимально привлекательный.
Обратите внимание. Варианты отличаются только визуально. Функционал у каждого из стилей остаётся стандартным.
Перед вами откроется небольшое окно для ввода координат таблицы. Между тем, этого делать не нужно, так как ранее вы уже всё выделили при помощи ЛКМ. Важно лишь проверить, чтобы возле пункта «Таблица с заголовками» стояла галочка. Если всё готово, просто жмите на «ОК».
Второй вариант не менее прост. Выделите всю таблицу и во вкладке «Вставка» кликните на «Таблица». Перед вами отобразится всё то же небольшое окно для работы с координатами. Выполнив грамотную настройку, кликайте на «ОК».
Реализация фильтрации
Независимо от того, какой метод вы выбрали, результат будет одинаковым. Если быть точнее, вы увидите кнопки с треугольниками напротив наименований столбцов. Кликнув по ним, вы заметите окно, где настраивается сортировка и фильтрация данных в Excel.
Теперь всё зависит лишь от вас. Выбирайте те или иные параметры, чтобы добиться наилучшего результата. Это максимально просто, всё понятно даже на интуитивном уровне.
Заключение
Если вас интересует сортировка и фильтрация данных в Excel, программа готова предложить всё необходимое. Доступного набора инструментов вполне достаточно для того, чтобы быстро и качественно обрабатывать огромные массивы информации. Вы способны распределять данные таким образом, чтобы работа с ними становилась максимально комфортной и эффективной. При этом существуют различные подходы. Каждый сможет выбрать наиболее удобный для того или иного случая. Разработчики позаботились о том, чтобы пользователи всегда получали то, что их интересует.
